Tools sind für die Produktivität kompletter Bullshit

Produktivität bzw. produktives Arbeiten verbinden die meisten Menschen mit Tools wie Trello, Online-Zeiterfassungen oder sonstigem „Bullshit“!

Naja, nicht wirklich Bullshit. Es gibt schon viele tolle Programme und Hilfsmittel, allerdings sind diese, meiner Ansicht nach, für das Thema Produktivität so ziemlich das Unwichtigste. Okay, zugegeben, seine Aufgaben ordentlich zu planen, und damit die Voraussetzung zu produktivem Arbeiten zu schaffen, finde ich auch unerlässlich. Ob das allerdings mit dem neuesten, super tollen Online-Planungsprogramm passiert, im Outlook-Kalender (mein persönlicher Favorit) oder ganz klassisch auf einem Blatt Papier oder einem Whiteboard – ­ das ist wirklich nicht das Wichtigste.

Technische Voraussetzungen müssen natürlich immer erfüllt sein, bei mir sind das v.a. schnelles Internet und eine zuverlässige Stromversorgung (nicht immer selbstverständlich).

Viel wichtiger für mich sind allerdings meine Umgebung sowie mein persönlicher Wohlfühlfaktor. Nicht zuletzt beweisen Studien immer wieder, dass zufriedene Mitarbeiter deutlich produktiver sind.

 

Was bedeutet für mich „produktiv sein“?

Damit wir die gleiche Ausgangsbasis für das Nachfolgende haben, gilt es zunächst erstmal kurz zu klären: Was bedeutet es für mich eigentlich, produktiv zu sein?

Wenn ich von hoher Produktivität spreche, dann spreche ich von einem Zustand, in dem ich es schaffe, in kürzerer Zeit deutlich mehr Aufgaben zu erledigen, als unter anderen Bedingungen. Hierzu zählt nicht nur die Masse der abgearbeiteten To-dos, sondern z.B. auch, wie kreativ ich bin. Wenn die Ideen nur so aus mir heraussprudeln, Konzepte entstehen, Texte fließen, Bilder geschaffen und Lösungen gefunden werden, dann bin ich wirklich produktiv.

Und diese Produktivität kann mir kein Tool verschaffen. Diese Produktivität hängt vielmehr von meiner Stimmung ab, von der Fülle an Gedanken, die mir im Kopf herumschwirren – und nicht zuletzt von meiner Konzentration!

Anstatt jetzt über die theoretischen Möglichkeiten zu philosophieren, wie man seine Produktivität steigern kann, möchte ich dich einfach mal in eine Situation hineinversetzen, in der ich zuletzt so richtig produktiv war. Ehrlich gesagt, ich glaube, so produktiv war ich noch nie zuvor!

Ein produktiver Tag

Es ist morgens, naja, vielleicht doch eher mittags, 12Uhr. Ich habe es endlich aus dem Bett geschafft, geduscht, gefrühstückt, schalte die Klimaanlage aus, ziehe meine Flip-Flops und meine Sonnenbrille an. Danach gehe ich aus dem Haus, starte den Motor von meinem gemieteten Roller, und fahre bei knapp über 30°C und Sonnenschein über den staubigen Asphalt zu dem fünf Minuten entfernten Coworking-Space.

Dort angekommen, begrüße ich ein paar Kollegen, gehe raus auf die überdachte Terrasse und richte mir meinen Arbeitsplatz ein: Stromversorgung, eine kleine, zusätzliche Tisch-Erhöhung für meinen Laptop (hatte ich bei dem Bild noch nicht) und ein Glas Wasser. Die Kopfhörerstöpsel in die Ohren, meine Spotify-Playlist mit chilligen Beats angeschaltet – und ab an die Arbeit :).

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Nach zwei Stunden werde ich hungrig, bestelle online ein leichtes, gesundes, thailändisches Gericht und bereite noch kurz meinen nächsten Skype-Call vor. Kurze Zeit später bekomme ich das Essen direkt an meinen Platz gebracht und setze mich zu ein paar Kollegen, um eine Pause zu machen.

Es ist noch eine halbe Stunde Zeit bis zu meinem Marketing-Sparring mit einem Kunden. Ich verlagere meinen Laptop mit Headset also nach drinnen, in einen kleinen, klimatisierten Raum, in dem ich ungestört telefonieren kann. Für das Telefonat habe ich ja schon alles vor der Pause vorbereitet, also nutze ich die restlichen 20 Minuten bis zu dem Termin, um nochmals kurz raus zu gehen.

In fünf Minuten bin ich zu Fuß zum Strand gelaufen, atme frische Meeresluft ein und genieße die Aussicht für einen Moment. Dann geht’s zurück zum KoHub, und ich beginne erholt und mit einem freien Kopf mein Telefonat.

Zwei Stunden intensive Live-Beratung später, setze ich mich mit meinem Laptop wieder nach draußen auf die Terrasse und mache einige Minuten Pause. Dann bereite ich das Telefonat nach, beantworte ein paar E-Mails und checke meinen Kalender für morgen.

Das war es dann auch schon. Ich packe meine Sachen zusammen und genieße meinen Feierabend auf der traumhaften Insel!

Ich habe an diesem Tag zwar nur rund fünf Stunden gearbeitet, dafür allerdings höchste Qualität an Leistungen erbracht und alles geschafft, was ich mir für den Tag vorgenommen hatte.

Das Beste daran: Dies war nicht nur EIN Tag, sondern so in etwa liefen meine kompletten vier Wochen auf Koh Lanta (Thailand) ab. An manchen Tagen habe ich gar nicht gearbeitet, an anderen dafür deutlich mehr. Fakt ist jedoch: Insgesamt habe ich in diesen vier Wochen so viel geschafft wie in den wenigsten Monaten zuvor.

 

Woran liegt das?

An der Sonne? – Nein, leider nicht. Es hat nämlich zwischendurch auch etliche Tage am Stück geregnet.

Vielmehr waren alle Bedingungen gegeben, die ich zum produktiven Arbeiten benötige.

  • Technische Voraussetzungen: Ich hatte schnelles und zuverlässiges Internet, Strom, Tische und Stühle – also alles Essenzielle.
  • Konzentration: Durch die Entfernung zu meiner Heimat hatte ich keine Alltagsprobleme und keine großen Ablenkungen mit Dingen, die ach so dringend erledigt werden müssen, sobald sie mir ins Auge springen. Also arbeitete ich wirklich mal an einem Stück nur an den vorgenommenen Aufgaben, ohne zwischendurch Dokumente abzuheften oder Sonstiges.
  • Unmittelbarer Ausgleich: Der für mich wichtigste Faktor! Arbeit verrichten bedeutet, Energie zu verbrauchen – und das ist auch völlig in Ordnung. Allerdings nur, wenn man auch einen unmittelbaren Ausgleich hat, der einen wieder Energie auftanken lässt. Das Meer hat definitiv so eine Wirkung auf mich – nach schon wenigen Minuten in die Ferne schauen und dem Meeresrauschen zuhören, fühle ich mich schon gleich viel besser. Aber zum Beispiel auch das tägliche Rollerfahren bereitete mir viel Freude und gab mir damit Energie. Zusätzlich lebe ich in einer anderen Kultur oft viel mehr auf, weshalb ich mich tatsächlich in Deutschland etwas schwerer tue mit dem unmittelbaren Ausgleich. Doch auch hierfür lassen sich immer wieder individuelle Lösungen finden.
  • Flexibilität: Einer der Punkte, den ich an meiner Selbstständigkeit am meisten liebe. Nicht gezwungenermaßen um eine bestimmte Uhrzeit anfangen und um eine andere aufhören zu müssen, sondern sich bewusst an das eigene Befinden anpassen zu können. Zum Beispiel einfach erst mittags mit der Arbeit zu beginnen. Geht natürlich auch nicht jeden Tag und hängt oft von den zu erbringenden Leistungen ab, aber insgesamt ist das immer mal wieder möglich – und steigert dadurch mein Wohlbefinden sowie damit verbunden, meine Produktivität.
  • Essen: Lange Zeit habe ich unterschätzt, wie sehr sich meine Ernährung auf meine Produktivität auswirkt. In Koh Lanta habe ich viele sehr leichte und gesunde Gerichte gegessen und habe mich tatsächlich fitter gefühlt, als z.B. nach einer Pizza zum Mittagessen.
  • Kontakte: Falls du ein Solopreneur bist, wirst du das kennen: Der Austausch mit anderen, gleichgesinnten Menschen kann sehr bereichernd sein, kommt aber als Einzelkämpfer oft viel zu kurz. Im Coworking-Space hatte ich regelmäßig die Möglichkeit, mich auszutauschen und hatte durch diese Location auf der Insel fast ausschließlich ausgeglichene und gut gelaunte Menschen um mich herum. Das wirkt sich natürlich auch auf das eigene Gemüt aus.
  • Organisation: Eine rechtzeitige und realistische Planung der eigenen Aufgaben ist eigentlich nichts Neues, hat aber dort natürlich auch zu meiner Produktivität beigetragen. Alle Termine und Tätigkeiten plane ich immer mit entsprechendem Puffer, um auch mal unvorhergesehene Anforderungen abfangen zu können, ohne in unnötigen Stress zu geraten.

 

Wie du siehst, ist die gute Organisation seiner Aufgaben selbstverständlich ein Schlüssel zum produktiven Arbeiten. Dabei können dir entsprechende Tools auf jeden Fall helfen. Viel wichtiger ist allerdings, meiner Ansicht nach, wie ich mich persönlich fühle, und in was für einer Umgebung ich mich befinde. Wenn diese beiden Faktoren nicht passen, dann können mir auch die besten Tools nicht helfen.

Ich selbst fühle mich oft auf tropischen Inseln am wohlsten und kraftvollsten. So wie vor ein paar Wochen in Koh Lanta oder beispielsweise letztes Jahr mehrere Monate lang in Hawaii.

Wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind, und mir meine Umgebung mehr Energie gibt als sie mir nimmt, dann bin ich am produktivsten. Und glücklicherweise erlauben mir die heutigen Möglichkeiten, mit meinem Laptop von fast überall zu arbeiten. Allerdings muss es oft auch gar keine Insel sein. Sich allein schon bewusst zu machen, wie man sich fühlt, und welche Auswirkung das eigene Befinden auf die Produktivität hat, ist bereits der erste Schritt.

 

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Schaffe dir deine eigene Produktivitäts-Insel

Wenn du dir klarmachst, welche Punkte dir Kraft geben und wie du am besten auftanken kannst, dann vermagst du auch entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um immer genügend Energie für produktives Arbeiten parat zu haben. Dabei ist es völlig egal, ob du dich auf einer tropischen Insel befindest oder in deinem eigenen Zuhause:

  • Dir gibt der gelegentliche Austausch mit anderen mehr Kraft als das Arbeiten alleine? Dann probiere doch mal den nächstgelegenen Coworking-Space aus.
  • Mit einem Sparringspartner gehen dir bestimmte Aufgaben viel leichter von der Hand? Das geht auch via Skype. Zum Beispiel mit mir im Marketing-Sparring.
  • Frische Luft und die Nähe zur Natur lassen dich Kraft schöpfen? Wie wär’s dann mit einem regelmäßigen, kleinen Spaziergang zwischendurch im Park?
  • Du liebst Musik? Dann höre sie während des Arbeitens.
  • Du magst schicke Möbel oder tollen Kunstwerke? Richte deine Arbeitsumgebung entsprechend ein. Schließlich siehst du diese Dinge ständig und kannst dich dann stets daran erfreuen!
  • Du fühlst dich nach dem Sport eigentlich immer viel besser, aber vernachlässigst es trotzdem? Probiere vielleicht mal nur eine, ganz kurze Einheit jeden Tag zu integrieren.

Werde dir also klar, welche Punkte dir Energie spenden und baue davon so viele wie möglich in dein alltägliches Leben ein. Wenn du genügend Energie-Tankstellen in deinem Alltag hast, dann wirst du auch nie das Gefühl haben, dass du jetzt unbedingt Wochenende brauchst oder urlaubsreif bist. Damit hältst du automatisch deine Produktivität auf einem hohen Level!

Anders herum gilt natürlich das Gleiche: Überlege, welche Dinge dich immer viel Kraft kosten und reduziere diese so stark wie möglich:

  • Hast du beispielsweise Tätigkeiten, die dir eigentlich keinen Spaß machen? Dann entwickle einen Plan, wie du diese an andere (z.B. einen virtuelle Assistenten) auslagern kannst.
  • Stören dich laute Umgebungsgeräusche? Dann verlagere ggfs. deinen Arbeitsplatz oder probiere, dem mit Kopfhörern entgegenzusteuern. Das wirkt übrigens nicht nur gegen störende Geräusche, sondern kann, bei einer entsprechenden Musikwahl, auch deine Stimmung positiv beeinflussen.
  • Dein Telefon klingelt ständig und reißt dich aus einer eigentlich produktiven Phase? Bei mir beantwortet ein gebuchter Telefonservice die Anrufe, wenn ich gerade nicht gestört werden will. Ich erhalte dann eine E-Mail und rufe bei nächster Gelegenheit zurück. In wirklich wichtigen Fällen erreicht mich mein Telefonservice auch auf dem Handy, um mich über die Dringlichkeit zu informieren – und ich kann dann immer noch meine Tätigkeit unterbrechen.

 

Fazit

Wenn du dir somit bewusst wirst, welche Dinge dir in deinem Alltag Energie spenden und welche dich Energie kosten, dann kannst du entsprechend darauf reagieren – und damit dein Wohlbefinden auf Dauer steigern. Denn fühlst du dich so richtig wohl, dann bist du auch produktiv!

Das ist zumindest meine Erfahrung. Was meinst du dazu?

 

P.S. Diesen Beitrag habe ich zur Teilnahme an der Blog-Parade „Produktivität“ von SevDesk geschrieben. Wenn dich das Thema stärker interessiert, lies gerne auch noch die Beiträge der anderen Teilnehmer.